Welke licentievorm past bij jouw bedrijfsbehoeften?

Hoe lang wil je de software gebruiken?

De meest traditionele vorm van licencing is de aankoop van een softwarepakket. Je bent dan eeuwigdurend gerechtigd om het pakket te gebruiken. Vandaar de term ‘perpetual’. Dat is geen ideale keuze voor kortlopende opdrachten. Engineeringbureaus worden bijvoorbeeld meestal voor een korte periode ingehuurd door een machinebouwer om met een bepaald CAD-programma te werken. Een volgende opdrachtgever gebruikt misschien een ander pakket.

Hoe groot is het budget voor innovatie?

Machinebouwers moeten blijven innoveren, maar de prijs van nieuwe software kan een drempel zijn. CAD-oplossingen worden steeds uitgebreider. Er zijn de laatste jaren veel nieuwe modules op de markt gekomen. Wanneer de aanschaf van software je budget te boven gaat is het beter om te kiezen voor een subscription licentie, die per maand opzegbaar is. Bij veel leveranciers kun je software een maand gratis testen, maar zijn deze testlicenties niet geschikt voor productiedoeleinden. Subscription is dan de ideale oplossing.

Waar moet de software op de balans staan?

Subscription licenties staan onder de passiva op de balans. Je bent immers een financiële verplichting aangegaan met de softwareleverancier in de vorm van een abonnement. Perpetual licenties staan onder de activa want dat zijn bezittingen. Bij een middelgrote machinebouwer kan het om aanzienlijke bedragen gaan. Stel dat er voor 20 werkplekken een licenties is aangekocht á 8.000 euro, dan praten we in totaal over 160.000 euro. De investeringen in perpetual licenties verhogen dus de waarde van het bedrijf.

Hoe sterk wisselt jouw flexibele schil? 

Misschien ben je het meest gebaat bij de aankoop van perpetual licenties voor vaste medewerkers. Maar wanneer je een groot project binnenhaalt, kun je tijdelijk behoefte hebben aan personele uitbreiding. Dan is het slim om voor de tijdelijke mensen subscription licenties af te sluiten. Die kun je immers per maand opzeggen. Dus maak je na afloop van het project geen kosten voor licenties die niet meer gebruikt worden.

De moraal van dit verhaal

Uit het bovenstaande blijkt dat je in verschillende situaties behoefte kunt hebben aan verschillende licentievormen. Sommige leveranciers verplichten hun klanten om over te stappen van perpetual naar subscription licenties. Daar ben je niet bij gebaat als je de waarde van het bedrijf wilt verhogen met de aanschaf van perpetual licenties of omdat het je uiteindelijk meer kost. Bij andere leveranciers kun je eenvoudig switchen van licentievorm en zelfs gelijktijdig van verschillende vormen gebruik maken. Het is dus van belang om bij de aanschaf van nieuwe software eerst goed in kaart te brengen wat de situatie in jouw organisatie is en daar de juiste licentievorm bij te kiezen