De vier praktijktips voor PLM-implementaties

Product Lifecycle Management leidt tot kortere doorlooptijden, minder fouten, lagere werkdruk en meer marge. Maar om die voordelen daadwerkelijk te behalen is meer nodig dan het implementeren van software voor de centrale registratie van productdata. De overstap naar PLM is een strategische keuze die het totale bedrijfsproces omvat: van engineering en inkoop tot productie en service. Het omvat dus de totale levenscyclus van een machine: van de eerste schets tot de schroothoop. Vandaar de naam Product Lifecycle Management. Implementatieprojecten die niet goed worden aangepakt kunnen vastlopen of op de kop in de berm eindigen. Hieronder vier tips om dat te voorkomen.

1. Zorg dat je de datamigratie goed doorgesproken hebt

Bij het ontwikkelen van machines en componenten wordt er in de gehele levenscyclus informatie toegevoegd. Denk aan 2D- en 3D-tekeningen, multidisciplinaire stuklijsten, requirements, materiaalspecificaties en sterkteberekeningen, manuals, test- en keuringsrapporten. Bovendien is die informatie in verschillende bestandsformaten opgeslagen, waaronder CAD-bestanden, Word-documenten, PDF-files. Al die informatie moet worden overgebracht naar een centraal informatiesysteem. Dat vraagt nogal wat voorbereiding.

  • Allereerst moeten de bestanden ontdubbeld en opgeschoond worden. We zien vaak dat dezelfde documenten op verschillende plaatsen zijn opgeslagen en dat verouderde versies niet zijn weggegooid. Daarnaast kunnen bestanden fouten bevatten of incompleet zijn.
  • Tweede slag is het uniformiseren van de terminologie. Zo gebruiken sommige engineers de Engelse term voor een onderdeel en andere de Nederlandse of synoniemen voor een bepaalde term. Denk aan het woord bout dat ook geschreven kan zijn als boutje of bold. Als dat niet gelijkgetrokken wordt, is informatie in het nieuwe systeem lastig te vinden op trefwoord.
  • Derde punt is de structuur waarin de gegevens worden vastgelegd in de PLM software. Alle informatie over een machine moet direct aan een model gelinkt worden. Hoe dat het beste kan gebeuren is afhankelijk van de informatiebehoeften bij de verschillende afdelingen.

Kortom, de PLM-implementatie is een goed moment om de bezem door bestanden te halen en datastructuur te optimaliseren. Stel hiervoor voldoende uren beschikbaar want die verdien je later snel terug. PLM is immers de centrale back bone binnen je organisatie.

2. Kijk eerst naar het proces en daarna pas naar de feature

In het selectietraject van PLM- of PDM-software wordt vaak eerst gekeken naar wat de oplossing wel en niet kan. Dat is van onderschikt belang. Met moderne systemen software zijn alle aspecten van de informatiehuishouding het datamanagement af te dekken. Veel belangrijker is dat de wensen van alle toekomstige gebruikers worden geïnventariseerd en gehonoreerd. Dus is het zaak om mensen van alle afdelingen te betrekken bij de implementatie. Zij kunnen aangeven naar welke informatie ze nu vaak lang moeten zoeken omdat er teveel of juist te weinig gegevens worden geleverd. Nog belangrijker is dat je bestaande inefficiënties in de huidige processen niet mee-automatiseert. Bedenk daarom eerst of processen binnen een afdeling zijn te versnellen en hoe je het werk van afdelingen beter op elkaar kunt laten aansluiten. Het proces van morgen moet dus boven de databehoeften van vandaag geplaatst worden.

3. Geef de projectleiding mandaat en pamper de gebruikers

PLM-trajecten kunnen enorme vertraging oplopen of zelfs een stille dood sterven. Dat komt meestal omdat de projectleiding onvoldoende mandaat en medewerking krijgt. Om dat te voorkomen is allereerst een beslisstructuur nodig waarin precies is vastgelegd wanneer welke knopen moet worden doorgehakt en welke input hiervoor aanwezig moet zijn. Zo voorkom je dat medewerkers te laat, te weinig of geen informatie leveren. Verder is het zaak om niet alleen de super users, maar ook andere toekomstige gebruikers vanuit hun functionele behoeften bij de implementatie te betrekken. Daarmee creëer je draagvlak en zorg je dat het momentum blijft. Bij engineering, zijn mechanica, elektronica en software vaak verschillende ‘bloedgroepen’. Maak duidelijk hoe PLM de samenwerking kan verbeteren en dat de werkdruk hierdoor daalt. Vertel engineers dat ze niet meer door productie van hun werk gehouden worden, verkopers dat ze sneller deals kunnen rondmaken en inkoop dat er minder vragen en foute leveringen komen. Alle actuele gegevens zijn immers voor iedereen beschikbaar via het centrale systeem. Verder is het belangrijk dat de projectleiding voldoende tijd en aandacht kan besteden aan het PLM-project. Zorg dus dat ze tijdelijk wat minder andere taken op hun bordje hebben liggen. Dat vraagt ook om commitment bij de directie.

4. Houd het PLM-systeem in lijn met de eisen van de tijd

De machine-industrie is sterk in beweging. Denk aan ontwikkelingen als het IoT in combinatie met sensortechnologie, de overgang van engineering-to-order naar configure-to-order of het werken met digital twins. Daarnaast spelen er allerlei ontwikkelingen in de verschillende sectoren van de machinebouw, waarvoor nieuwe machines nodig zijn. Met name aan de kant van elektronica en software gaat er de komende jaren nog veel gebeuren. Om niet achter de feiten aan te lopen is het dus essentieel dat hierover ook in het managementoverleg gesproken wordt.

Tot slot nog even terug naar het selectieproces. Daar worden vaak heel veel (betaalde) uren gemaakt om de, op dat moment bekende, functionele eisen te demonstreren vanuit een PLM-systeem. Die uren zouden beter besteed kunnen worden aan het implementatieplan van PLM omdat dan pas duidelijk wordt wat de informatiebehoefte van de organisatie en afdelingen zijn. Bovendien biedt de implementatie mogelijkheden om processen te optimaliseren. Uiteraard leveren we daaraan graag een bijdrage door technologische, organisatorische en branchekennis in te brengen.

Paul Hörchner

Directeur

Helpt de maakindustrie succesvol te innoveren.

Blijf op de hoogte